Migracja danych kadrowo-płacowych to jedno z kluczowych zadań podczas wdrażania systemu IFS. Jej prawidłowe przeprowadzenie jest niezbędne dla ciągłości operacji płacowych, poprawności naliczeń i zgodności z przepisami prawa pracy i podatkowego.
Migracja danych ma na celu przeniesienie pełnego, poprawnego i aktualnego zestawu informacji z dotychczasowego systemu do nowego środowiska IFS. Dzięki temu organizacja może:
- zachować ciągłość historyczną danych (np. do kontroli ZUS lub PIP),
- zapewnić poprawność naliczeń wynagrodzeń i świadczeń,
- spełnić wymogi prawne (np. przechowywanie dokumentacji pracowniczej przez 10 lub 50 lat).
Zakres merytoryczny danych do migracji
Migracja obejmuje wiele grup danych – zarówno aktualnych, jak i historycznych. Typowy zakres migracji danych transakcyjnych zawiera:
1. Dane osobowe i identyfikacyjne
- imię, nazwisko, PESEL, NIP, adresy, dane kontaktowe,
- dane urzędów skarbowych, ZUS, banków.
2. Informacje kadrowe
- historia zatrudnienia (umowy, aneksy, awanse, zmiany etatu),
- dane o nieobecnościach (urlopy, zwolnienia lekarskie, urlopy rodzicielskie),
- kwalifikacje, szkolenia, badania lekarskie,
- informacje o członkach rodziny (np. dla celów zasiłków, PIT-2).
3. Dane dotyczące urlopów i limitów
- salda urlopowe
- informacje o wykorzystaniu u poprzednich pracodawców
4. Dane płacowe
- struktura wynagrodzenia (stawki, dodatki, potrącenia),
- historia wynagrodzeń i naliczeń,
- dane do listy płac, rachunków do umów cywilnoprawnych.
Zalecamy dokładną analizę danych ewidencjonowanych w obecnym systemie i określenie ich miejsca w migracji do IFS!
Zakres czasowy danych do migracji
Każdy rodzaj danych uwzględnionych w migracji musi mieć określony zakres czasowy:
- Czy tylko dane aktualne? Np. tylko aktywni pracownicy.
- Czy dane z określonego okresu np. ostatnie 12 miesięcy? Np. archiwa płacowe, niezbędne dla średnich chorobowych/urlopowych.
- Czy kompletne dane istniejące w aktualnym systemie? Np. nieobecności pod kątem wykazywania w świadectwie pracy.
Decyzje należy podjąć mając na uwadze w szczególności:
- Możliwości eksportu danych z aktualnego systemu
- Wpływ na pracochłonność procesu migracji
- Wymaganie prawne
- Przydatność danych w systemie IFS
Z naszego punktu widzenia najkorzystniejszą a zarazem najbardziej pracochłonną opcją jest kompleksowa migracja wszystkich danych kadrowo-płacowych z aktualnego systemu – niezależnie czy jest to system IFS wcześniejszej wersji czy odrębny system.
- Pracownicy – wszyscy, również archiwalni
- Historia zatrudnienia – kompletna tj. wszystkie umowy
- Stanowiska – wszystkie a nie tylko aktualne – konieczne do św. pracy
- Stawki – wszystkie
- Nieobecności – wszystkie
- Limity urlopowe, zaległe – z aktualnego roku
- Archiwum wynagrodzeń – kompletne
- Itd.
Takie podejście pozwala firmie całkowicie odłączyć się od obecnego systemu, bez konieczności jego utrzymywania przez wiele lat celem wglądu w archiwalne dane pracownika.
W krótkim okresie czasu po wdrożeniu systemu korzystanie z 2 systemów nie jest dla firmy problematyczne, gdyż użytkownicy posiadają umiejętność posługiwania się dotychczasowym systemem oraz bezproblemowo on funkcjonuje w dotychczasowej strukturze informatycznej. Łatwo sobie jednak wyobrazić analogiczną sytuację kilka lat po wdrożeniu:
- System może nie działać w nowych środowiskach firmy, utrzymywanie go może być technicznie skomplikowane lub niemożliwe
- Użytkownicy mogą być nowi, bez znajomości poprzedniego systemu
Migracja danych podstawowych
W trakcie planowania zakresu migracji należy również uwzględnić dane podstawowe, które muszą w systemie istnieć przed migracją danych transakcyjnych.
Rzeczą oczywistą jest, że migracja np. historii stanowisk pracownika nie powiedzie się, jeśli nie jest zdefiniowana odpowiednio struktura stanowiskowa firmy. Analogicznie sytuacja wygląda ze wszystkimi danymi, wykorzystującymi dane podstawowe IFS (słowniki).
Zakres migracji danych podstawowych do IFS zależy przede wszystkim od charakteru wdrożenia:
- Upgrade z wcześniejszej wersji IFS:
- Możliwa kompleksowa migracji danych podstawowych i konfiguracji
- W zależności od ustalonych zmian procesowych/konfiguracyjnych – migracja 1:1 lub z jednoczesnym dostosowywaniem do ustalonej konfiguracji dla IFS Cloud
- Nowe wdrożenie IFS:
- Firma wykorzysta standardowe dane podstawowe/konfigurację oferowane przez IFS lub Partnera IFS
- Szereg danych podstawowych uzupełniany ręcznie, bardziej obszerne importowane z arkuszy excel np. struktury stanowiskowe/organizacyjne
Zakres danych do migracji, zarówno transakcyjnych jak i podstawowych, wpływa znacząco na czas i pracochłonność wdrożenia. Nasze doświadczenia obejmują zarówno migracje minimalne (niezbędne do uruchomienia IFS) jak i kompleksowe migracje, bez utraty jakichkolwiek danych np. z poprzednich wersji IFS.
Poziom skomplikowania i pracochłonności wacha się w takiej sytuacji pomiędzy 30 zadaniami migracyjnymi z plików CSV o ustalonej strukturze dla wersji minimalnej a nawet 200 zadaniami migracyjnymi wykorzystującymi zapytania SQL – więcej o tej kwestii w kolejnych wpisach dot. sposobów i narzędzi migracji!
